ممارسات تحصيل الديون المتعثرة التي ينبغي لكل شركة اتباعها

نادراً ما تكون الديون المتعثرة نتيجة عميل واحد سيئ الحظ. بل تكون عادةً نتيجة شركة ليس لديها طريقة ثابتة لمتابعة ما هو مستحق لها. والممارسات أدناه هي التي نراها تنجح في الشركات التي نحصّل ذممها.

1. ضع عملية لتحصيل الديون واستردادها

اكتب عملية تتضمن تواصلاً منتظماً مع المدينين وجدولاً زمنياً واضحاً لموعد تصعيد الحالة وكيفيته: التذكير الأول، والثاني، والمطالبة الرسمية، والإحالة إلى محامٍ. فالعملية الموجودة في ذهن شخص واحد فقط تُطبَّق بشكل غير متسق.

2. ضع سياسة وبروتوكولاً للتحصيل

ينبغي أن تحدد السياسة من المسؤول عن التحصيل، وكيفية التواصل مع المدينين، وأساليب التحصيل المستخدمة في كل مرحلة، ومتى يُحال الملف إلى محامٍ. كما ينبغي أن تحدد شروط الائتمان وحدوده المقدمة للعملاء منذ البداية.

3. ضع إرشادات للتواصل

حدد قواعد واضحة لموعد وكيفية التواصل مع المدينين وكيفية الرد على طلباتهم، مثل طلب نسخ من الفواتير أو كشف حساب أو مهلة إضافية. فالرد السريع والموثق يزيل الأعذار التي تؤخر السداد.

4. حافظ على المهنية

ابقَ مهنياً ومهذباً عند التواصل مع المدينين، والتزم بالقوانين واللوائح الواجبة التطبيق. ففي الإمارات قد يعرّض التهديد والمضايقة والتشهير العلني الدائنَ للمسؤولية بموجب قانون العقوبات وقانون الجرائم الإلكترونية، ونادراً ما تؤدي إلى السداد.

5. تفاوض على خطط السداد

حين يكون المدين راغباً في السداد لكنه غير قادر عليه دفعة واحدة، تفاوض على خطة سداد يستطيع الطرفان التعايش معها، وضمّنها حيثما أمكن بشيكات مؤجلة أو إقرار موقع بالدين، وتابع كل قسط.

6. استخدم التقنية

استخدم نظام المحاسبة أو الفوترة لديك لأتمتة التذكيرات، وتتبع أعمار الذمم، وحفظ سجل التواصل في مكان واحد. فكشوف الحساب الآلية المرسلة في موعدها من أرخص أدوات التحصيل على الإطلاق.

7. استعن بمحترف تحصيل عند الضرورة

عندما لا تؤتي المتابعة الداخلية ثمارها، أحل الملف إلى محترف. فقسم تحصيل الديون في مكتب المحاماة يحمل ثقل محامين يستطيعون رفع الدعاوى ويفعلون ذلك، ويعمل ضمن قواعد السلوك المهني التي تحمي سمعتك. وتأكد من أن من تستعين به يلتزم بالقوانين الواجبة التطبيق.

8. اجعل الإجراء القانوني ملاذاً أخيراً

لا تلجأ إلى الإجراء القانوني إلا بعد استنفاد الخيارات الأخرى، وبعد التحقق من القانون الواجب التطبيق ومدد التقادم. وفي الإمارات يمكن تنفيذ الدين الثابت كتابةً وغير المتنازع عليه بسرعة عبر أمر الأداء، ويمكن تنفيذ الشيك المرتجع مباشرة، ولذلك يكون المسار القانوني أسرع مما تتوقع الشركات في كثير من الأحيان. احصل على المشورة قبل أن تقرر.

يطبق قسم تحصيل الديون لدينا هذه الممارسات للعملاء كل يوم. تواصل معنا إذا أردت المساعدة في دين محدد أو في عملية ضبط الائتمان لديك.